Algemeen beleid inzake gegevensverwerking

UBF-ACA (verder 'wij') neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In deze verklaring leggen wij uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van UBF-ACA op het vlak van gegevensverwerking.

Daarbij stelt UBF-ACA zich tot doel om de wet- en regelgeving in verband met de bescherming van persoonsgegevens zo veel mogelijk na te leven.

De verantwoordelijke voor de verwerking is UBF-ACA, ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nr. 410.813.905, met maatschappelijke zetel te 1702 Groot-Bijgaarden, Alfons Gossetlaan 30.

Voor alle vragen omtrent deze verklaring en het beleid op het vlak van gegevensverwerking kunt u steeds contact opnemen met dirk.vandewynckel@ubf-aca.be. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen, kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij er zeker van zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Wanneer verzamelt en verwerkt UBF-ACA gegevens?

UBF-ACA verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u bij ons lid wordt, zich bij ons abonneert op eenelectronische adviesbrief, wanneer u publicaties bestelt, wanneer u zich inschrijft voor een seminarie, studiedag of event, wanneer u zich inschrijft op ons gratis e-zine of wanneer u op enige andere wijze met ons contact opneemt. In bepaalde gevallen verwerkt UBF-ACA ook gegevens die het verkrijgt van derde partijen, met de bedoeling u interessante informatie aan te reiken. 

Daarnaast verzamelen en verwerken wij uw gegevens ook als u producten en diensten levert aan onze organisatie. Het is evident dat uw gegevens ook worden verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten.

In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens met de bedoeling u onze diensten voor te stellen (direct marketing), mogelijks via partners of andere derden. Het kan zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt UBF-ACA?

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die we nodig hebben voor de verwerking van uw lidmaatschap, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en btw-nummer, alsook de gegevens over uw abonnementen, bestellingen, inschrijvingen of ander contacten. Daarnaast verzamelen we eveneens professionele gegevens zoals het bedrijf dat u vertegenwoordigd en alle andere gegevens in dat verband zoals de activiteiten en het aantal werknemers. Meestal geeft u ons deze gegevens rechtstreeks door, bij aanvragen of verzoeken.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet. Bij het eventuele bezoek aan onze website worden er cookies gebruikt, waarover u meer informatie kunt vinden in ons beleid inzake Privacy en cookies (Disclaimer, artikel 1.6).

Financiƫle gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van onze communicatiedoelstellingen.

Voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt UBF-ACA gegevens?

De gegevens die wij verzamelen, verwerken wij voor ons ledenbeheer, het klantenbeheer, het leveren van de producten of diensten die u aanvraagt, bestelt of waarvoor u zich inschrijft, en de promotie van andere producten en diensten van UBF-ACA, zoals promotionele aanbiedingen. Wat onze website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zo veel mogelijk af op u als gebruiker ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.

Ten aanzien van leveranciers verwerken wij de gegevens voor leveranciersbeheer. Financiƫle gegevens worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Verder verwerken wij uw gegevens met het oog op netwerking voor het doeleinde van communicatie en PR.

Wat zijn de grondslagen voor de verzameling en verwerking van gegevens door UBF-ACA?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw lidmaatschap of handelingen die wij in relatie met elkaar stellen. Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als organisatie, in het bijzonder de vrijheid van onderneming vereniging en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen. De verwerking kan ook gebaseerd zijn op de toestemming die u ons bezorgt, met name door uw gegevens via de website in te vullen of aan ons te bezorgen.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt, in het kader van het ledenbeheer, het klantenbeheer en de boekhouding. Het is mogelijk dat wij voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden. Dan is het mogelijk dat uw gegevens aan deze derden bezorgd worden, maar enkel voor de betreffende dienst en steeds onder controle van UBF-ACA. Soms zijn wij ook verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht worden of wanneer overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen. Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen (buiten de Europese Unie) of internationale organisaties.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang dat nodig is voor het beheer van het lidmaatschap, de klantenrelatie of de leveranciersrelatie/zolang u lid, klant of leverancier bent. Na het einde van deze relatie bewaren wij uw gegevens nog gedurende 10 jaar. In deze periode van passief beheer zijn uw gegevens maar beperkt toegankelijk.
 Uw rechten

U kunt zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw gegevens door UBF-ACA voor directmarketingdoeleinden.  U kunt steeds de gegevens die wij over u verwerken, inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij dirk.vandewynckel@ubf-aca.be, met een bewijs van uw identiteit. Dit vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens meegedeeld worden aan iemand die daar geen recht op heeft.

Wijzigingen

UBF-ACA behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers gemeld worden.

 

 


Schrijf u in op onze nieuwsbrief

Ontvang gratis onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte!